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桂林医学院报账管理暂行规定
为了规范学院财务行为，加强财务管理，保证财务核算质量，提高资金使用效益，促进学院教育事业的发展，特制订一般财务会计业务的报账规范。
一、借款
1、各用款单位或个人需用款的，必须由申请人根据用款的有关文件、通知，提出申请报告按审批权限报批，然后凭申请报告到财务填写借条一式三份,部门领导和主管领导签字后，与申请报告一并交财务负责人签字方能办理借款。
2、借款或各项支出在2000元以下由处一级部门领导审批，2000元以上（含2000元）部门领导审批后报主管院领导审批，20000元以上（含20000元）部门领导和主管院领导审批后报财务负责人审核，最后报主管财务的院长审批。
3、出差的教职工应在出差前3天内借款（双休日顺延）。借款时应持会议通知或有关信函，借款单上要注明出差事由、地点、人数、天数及金额，借款金额要严格控制在学院核定差旅费标准之内，不得随意增加。
4、设备购置借款必须首先出示合同书、审计报告，大宗设备购置需经由主管设备的部门提供可行性报告或合同、合约、采购单连同借款单一并办理。
5、借款采取“旧账不清，新款不借”的原则，借款的职工必须把以前所借款项结清后才能再次借款，出差的职工在出差回院后一个月内要报清账务，每年年底（即12月15日之前）必须清账，没有发生账务的，务必将借款交回，到次年再借。如有不按时报账又不报告有关领导批准者，一律在工资、岗位津贴及课酬中扣出所借款项。
二、取得原始凭证
1、购物时，必须取得税务监制并加盖有营业章或财务专用章的税务发票。
2、与非经营单位之间的经济往来，要取得省财政监制的符合规定用途的相关票据。
3、与特殊行业发生经济业务（如：邮政、电信、交通、饮食、服务、书籍等），要取得该行业专用的正规发票，不得随意增开或使用过期的票据顶替。
4、以现金方式发放给教职工的课酬，要取得教职工本人亲笔签名或加盖本人印章的原始凭证，给个人发放的现金一般不让代领，确实需要代领的要取得代领人的亲笔签名。
5、严格遵守票据法，原始凭证金额的大小写要相符，并且不得有任何涂改。如金额有涂改则作为废票，购物人应要求重开；其他地方若有涂改或挖补，必须在涂改处加盖开出单位的公章。票据填写内容要齐全，所有字体应出自一人之手。
6、发票报销的有效期限一般为三年，超过三年的发票不能报销。
三、填制报账凭证各部门在完成有关活动取得原始凭证后，应及时到财办会计科领取报账凭证，认真填写报账凭证上的各项内容，并由本部门负责人签字或加盖印章，手续齐备后到会计科报账。同时还应注意以下几个方面：
1、购买实物要验收，低值易耗品由本部门验收，家具和设备由固定资产科验收，任何部门及个人购置图书统一由图书馆登记验收。报账人要按验收单上的要求如实逐笔填写，并由部门负责人签字。
2、凡是购实物的发票，在发票背面必须有经手人、证明人签字。
3、票据要归类粘贴并且整齐规范。(小票粘贴需从右至左成鱼鳞状分排有序地贴满粘贴纸,
大票则将毛边剪齐，靠齐粘贴纸的左边沿左上角粘贴，报销凭证应折叠成与粘贴单一样大小。)
4、本部门负责人签字时，应明确说明开支的项目，以便核算和对账。签字不能涂改。
5、凡是要转账（汇款）的，要填写转账（汇款）通知单。转账（汇款）单上要准确无误的填写收款人和付款人的名称、账号、开户行等重要信息。
6、科研课题需要由科研处长签字盖章。具体报销办法，依据财务报账制度及《科研经费管理办法》办理。
四、报销报账人将手续齐备、粘贴整齐的报销凭证交给会计科审核人员审核并输入计算机，生成记账凭证，经复核人员复核无误后交给出纳付款。在办理报销时，还应注意以下几点：
1、必须确保该支出项目有足够的资金保障，财务对超过项目经费指标的开支不予办理。
2、根据国家现金及银行存款的管理制度，1000元以下的零星开支支付现金，在同一地采购物品或发生其他经济业务支出超过1000元的，必须经银行转账支付。同时，一次超过1000元以上的支出要经过审计审核。
3、本月累计发放给个人的各项岗位津贴及酬金，要按《中华人民共和国个人所得税法》规定缴纳个人所得税。
4、设备购置要附合同书、审计报告、设备验收报告，发票由经手人、验收人签字后，按审批权限报批，并进行固定资产登记。
5、支付维修和基建工程款，必须出示合同书、预决算书和审计报告，并按审批权限报批后方能办理转帐业务，以保证会计资料的真实性和完整性。
6、为了增加学院图书册数，无论任何部门购置图书，都必须按审批权限办理报批手续，并到图书馆进行固定资产登记方能报账；图书馆批量购置的图书，报账时除了按审批权限办理报批手续，还必须附审计报告。
7、报账必须在每张发票后盖章签字，差旅费的报销，首先由报销人将发票按要求粘贴，填写差旅费报销单由财务审核后按审批权限报批，外出开会报销者要附会议通知。
8、为了加强预算管理，各部门审批实行“一支笔负责制报财办备案，经费使用实施谁签字谁出钱”的原则，报账时经手人必须带经费项目本到财务进行登记。
9、为了加强现金管理，保证资金安全，凡到财务办公室报账，属支付现金范畴的教职工必须携带建行、交行或工行储蓄卡办理，POS机转帐将款项转入银行卡或开现金支票到银行领取现金，学生缴费必须携带工行牡丹卡办理，财务办公室原则上不再直接收付现金。
五、对账
1、会计科将定期给各单位提供支出项目总账，如有疑问，请及时查对。
2、财办只对各单位负责人办理对账或查账事项。
六、其他
1、各单位若变更负责人，须及时以书面形式报送财办会计科。
2、各单位负责人因临时出差或其他原因不能签字，确实需要有人代签的，也应及时将委托书报送会计科，并注明签字有效时间，方可受理。所执报销凭证不符合上述要求的，均不予报账。
七、会计核算业务流程图
领导签字
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资产验收
输入计算机
↓
打印记账凭证
↓
支票 ↓
转账凭证
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